C’est une évidence, la ruée sur le télétravail a vu exploser l’utilisation des logiciels de réunions à distance.
Team’s de Microsoft ou Skype, les leaders, Duo et Hangout de Google les géants qui progressent, mais aussi, WhatsApp, FaceTime et Messenger qui sont parfois détournés de leur utilisation familiale initiale à des fins professionnelles pour pallier l'absence de dispositif d'entreprise, sans oublier le nouveau venu Zoom qui voit ses connexions exploser (+ 1.270% en un mois avec un pic de plus de 2 millions de téléchargements le 22 mars), autant de dispositifs efficaces pour réunir les collaborateurs confinés chez eux.
Pourtant, si la logistique est présente, la forme est bien plus problématique.
Pour preuve les différentes vidéos ou TikTok tournant en dérision les pseudos « meetings » et les difficultés rencontrées.
De la cacophonie produites par les enfants gardés juste à côté à la tenue vestimentaire parfois très allégée, du brouhaha des micros non coupés aux prises de paroles intempestives et désordonnées, des « ça marche ? vous m’entendez ? » aux déconnexions successives, qui n’a pas connu ce début d’enfer que sont les visios et confcall qui se succèdent ?
Et que dire du déroulement des différents « meets » (mot à la mode servant à remplacer "réunions") :
Si l’animation d’une réunion d’équipe est déjà un challenge à relever pour nombre de managers, la conduite des réunions à distance est une difficulté nouvelle. Imparfaitement préparée elles génèrent un stress supplémentaire du fait de l’isolement, car une fois terminée, le manager reste seul avec son jugement personnel, sans possibilité d'obtenir un « feed-back » ou des retours efficaces pour progresser.
Peut-être faut-il alors respecter quelques règles simples et écologiques :
- Construire sa réunion sur une base alternant 3 temps :
o Expression libre de chaque participant,
o Restitution des informations d’entreprise (instructions et règles)
o Travail collaboratif sur un ou deux sujets (association de chaque participant à la construction d’un dispositif ou partage d’expériences entre membres).
- Adopter une posture différente pour chaque phase :
o Posture d’Animateur sollicitant chaque participant à tour de rôle et incitant à l’expression du ressenti ;
Utilisation d’une échelle d’humeur en début de réunion par exemple.
o Posture du Leader qui donne les instructions et porte le sens de celles-ci en rappelant le contexte et en offrant une vision plus large que la seule vision de l’équipe de travail réunie.
o Posture d’Entraineur qui, par la connaissance de chaque membre de son équipe va challenger chacun et ainsi stimuler la production individuelle et collective.
- Conclure sa réunion par un résumé des décisions prises et la rédaction d’un plan des Actions à mettre en œuvre, avec pour chacune l’identification du Qui et du Quand.
- Fixer les modalités pratiques de la prochaine réunion, ainsi que les travaux préparatoires à exécuter par chacun
Encore faut-il avoir prévu un contenu adapté, stimulant pour le groupe et porteurs de plus-values pour l'entreprise
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