Pour définir une organisation efficace, la deuxième étape est de tenir compte de ses appétences.
Avez-vous listé et priorisé l'ensemble de vos activités et les tâches associés ?
C'est une première étape essentielle, qui pourtant ne suffit pas.
Tant qu'à mettre à plat le sujet de son organisation personnelle, autant clarifier aussi deux autres points essentiels.
Qu'est-ce que j'aime réellement faire ?
A quel moment de la journée suis-je le plus efficace ?
Si nous nous posons rarement ces questions, c'est essentiellement parce que l'activité d'un manager est rythmée par une surabondance de tâches à réaliser, et qu'il devient quasi impossible de poser ce problème sereinement.
En quelques étapes, vous pouvez pourtant optimiser largement votre planification, en regardant différemment votre activité.
Première étape : Répondez aux quelques questions suivantes.
Quelles sont les activités que je réalise machinalement, presque sans m'en rendre compte ?
Quelles sont celles qui m'apportent du plaisir chaque fois que je les commence ?
Quelles sont celles qui, quand je constate un résultat positif m'apportent du plaisir ?
Voilà, vous avez la liste des tâches que vous réalisez plutôt avec envie, ou bien, qui ne vous demande que peu de dépense d'énergie.
Autre série de questions :
Quelles sont les tâches pour lesquelles je repousse le plus longtemps possible la mise en oeuvre ?
Quelles sont celles pour lesquelles j'éprouve un sentiment de lassitude une fois que j'ai terminé ?
Quelles sont celles pour lesquelles j'éprouve un sentiment d'inachevé lorsque je vois le résultat final ?
Pareil, vous avez là les tâches consommatrices d'énergie pour vous, et que vous faites par obligation.
Bravo, vous avez identifié votre première échelle de préférence.
Conservez précieusement ces deux listes, elles vont vous servir en étape 4 ...
Mais avant, parlons de votre énergie justement.
Deuxième étape : l'Energie.
Intuitivement, dites-vous que vous êtes plutôt du matin ou du soir ?
Cette question détermine ce que l'on nomme une orientation, je vous propose de faire l'exercice intuitivement sur deux catégories de tâches.
Etes-vous plus à l'aise en début ou en fin de journée pour préparer la prochaine réunion avec votre équipe ?
Etes-vous plus à l'aise en début ou en fin de journée pour rédiger votre rapport d'activité mensuel ?
Intuitivement, vous avez une réponse immédiate en tête.
Maintenant, essayez-vous à l'exercice de passer vos tâches au crible, dans un monde ou tout est possible, c'est à dire que vous n'avez aucune contrainte et que vous vous organisez comme bon vous semble.
Faites deux listes distinctes, une pour le matin et une pour le soir.
Vous avez construit une deuxième échelle de préférence.
Troisième étape : Construire mon nuage de tâches.
Prenez une feuille A4 au format paysage et tracer un graphique avec en abscisse et en ordonnée une échelle de 0 à 10.
Positionner chaque tâche sur le graphique, horizontalement pour la facilité (10 correspond à une grande facilité, 0 à une difficulté), et verticalement sur votre plaisir à la réaliser (10 maximum de plaisir à réaliser, 0 déplaisir).
Vous obtenez un nuage de tâches, assez facile à lire, puisque :
plus une tâche est positionnée en haut à droite, plus vous avez du plaisir à la réaliser et de la facilité à la faire,
plus elle est positionnée en bas à gauche, moins vous aimez et plus c'est difficile.
Parfait, vous avez une représentation visuelle de votre activité, avec chaque tâche positionnée (voir exemple ci-dessous).
Quatrième étape : rassemblement
En regardant votre nuage de tâches, et en comparant avec vos deux listes de tâches du début, qu'elle réflexion vous faites-vous ?
Voyez-vous une cohérence ? Des choses qui vous surprennent ?
Maintenant, comparez votre nuage de tâches avec vos deux listes du matin et du soir.
Voyez-vous une cohérence ? Des incohérences ? Des surprises ?
Vous pouvez utilement les noter, car le but de cet exercice est d'avoir consacré quelques précieuses minutes pour regarder votre activité d'un point de vue différent.
Votre cerveau est en condition pour pouvoir créer en étant dépollué de vos réflexes habituels.
Vous êtes prêt à construire une planification personnelle efficace, c'est l'objet de la troisième partie
(Accés direct Partie III, CLIQUEZ).
Si vous souhaitez des illustrations ou des compléments d'informations contactez-moi par mail en message privé à contact@opsleadership.fr
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